Réunion du 24 Janvier 2012

Présents : Caroline CHAPUS, Johanna FAUDUET, Laurence BECKER. Emmanuel FAUDUET (Excusé).

Ordre du jour :

- Questions diverses

- Manifestations de l’année.

- Organisation de la soirée Années 80.

Questions Diverses :

* Initiatives : A la vue du nouveau catalogue Initiatives, nous allons demander le kit « Bulbes de printemps ». Cela permettra à l’association de récolter des fonds pour financer les manifestations de l’année. Laurence se charge de demander le kit, chaque enfant aura un catalogue et un bon de commande dans son cahier. Nous les ferons parvenir assez tôt pour permettre aux enfants de les montrer plus largement dans leur famille.

* Calendrier : Nous enverrons aux maires et à l’association « Etre Pontcabannois » un calendrier des manifestations de l’année avec les vœux des « P’tits Loups », ainsi que les demandes de subventions annuelles.

* Classe de neige : Le don fait chaque année aux enfants de CM pour leur voyage en classe de neige n’a pas encore été fait. L’école attend de connaitre les parts qui seront financées par les collectivités municipales et départementales pour connaitre la somme restante à la charge des parents. L’association prévoit de financer 20 € par enfant comme l’an passé.

* Bilan des ateliers de Noel : Les ateliers se sont passés dans la bonne humeur générale, l’encadrement fourni cette année dépassait nos espérances grâce aux nombreux parents venus nous aider. Un grand MERCI à vous tous. Le bilan financier vous sera communiqué dès que nous aurons tous les éléments pour le finir.

Manifestations de l’année

* Carnaval : Le carnaval aura lieu le 24 mars prochain. Les ateliers créatifs en début d’après midi seront reconduits mais limités (un instrument et par exemple un masque par enfant). L’association « Etre Pontcabanois » sera sollicitée ainsi que les « Com’pôtes » pour une collaboration intergénérationnelle. Nous leur proposerons une réunion en commun mi février pour mettre nos moyens en commun. L’année dernière, le mauvais temps et le nombre d’enfants ont rendus difficile la gestion du goûter. Cette année nous allons essayer d’obtenir la salle des fêtes pour pouvoir y loger tout le monde ! Les parents seront de nouveau sollicités pour faire les crêpes et les gaufres. Le filet garni sera probablement fait chez Mme Dichant, l’association souhaite valoriser une collaboration avec les commerçants de la commune. Et enfin, nous lançons un appel aux hommes membres de l’association qui se reconnaîtront surement pour nous aider à confectionner l’imposant Mr Carnaval ;) Finalement la salle des fêtes n’est pas disponible, nous demanderons donc la cantine à Mr Jacquet et Mr Dichant.

* Kermesse : Elle aura lieu le 23 juin 2012. Nous allons dès maintenant réserver les tonnelles d’Argenton pour les stands de jeux via la mairie du Pont Chrétien. Toujours pour faire participer nos commerçants nous demanderons à Mme Bresson, notre boulangère de nous préparer une vingtaine de sachets de bonbons pour les lots. Un listing des commerçants de la commune, du département et de grandes enseignes internet seront sollicités pour des offres de dons. Les membres du bureau se sont répartis les noms selon leurs connaissances.

Soirée années 80

* Invitations : Des affiches seront distribuées dans les cahiers des enfants et dans les commerces de proximité. Les maires seront aussi informés. C’est Caro qui se dévoue pour prendre les réservations par téléphone.

* Salle : La salle de Chasseneuil pouvant contenir 250 places assises, nous nous limiterons à 200 couverts et une piste dansante. Le président se charge d’aller signer les contrats de location et une autorisation de débit de boissons. S’agissant de la première manifestation de l’année sur la commune la salle nous est prêtée gracieusement par Mr Dauzier.

* Traiteur : Notre choix s’est arrêté sur le traiteur de Bazaiges à « La Gerbaude » qui propose un repas à plat unique (choucroute) avec fromage, dessert, pain, vaisselle et service inclus. Un plat « Joker » sera éventuellement proposé sur place pour les gens qui n’aiment pas la choucroute.  Un kir de bienvenu sera offert par l’association, ainsi que le café.

* DJ : Après plusieurs recherches deux ont été retenus (au même tarif). Nous avons donc choisi Stéphane BATARD, habitant du RPI. Nous aurons 400 € de prestations à payer ainsi qu’environ 100 € de frais de SACEM d’après les premières estimations.

* Buvette : Manu se charge de louer une tireuse à bière avec les gobelets. Nous prévoirons des boissons sans alcool en bouteille que nous servirons au verre. Nous pensons qu’il vaut mieux ouvrir la buvette dès l’apéritif étant donné qu’il n’y aura qu’un seul apéritif (offert par les P’tits Loups). Les hommes de l’association seront conviés à se relayer par groupe de 3 pour tenir la buvette.

* Accueil : Il se fera dès 20h à la salle des fêtes. Une table sera installée à l’entrée où les membres donneront  aux clients des tickets leur permettant d’aller chercher leur kir gratuit au bar. Le repas commencera vers 22h.  Nous achèterons des gâteaux apéritifs.

* Fin de soirée : Le café sera offert par l’association, voir même à volonté vu le coût de revient. Il faudra donc une dizaine de cafetières ce soir là. Si d’autres membres peuvent nous aider ? Nous achèterons des gobelets cartonnés et des mélangeurs jetables. Une soupe à l’oignon sera aussi servie en fin de soirée : le problème sera de trouver des bols à un prix raisonnable, les premières recherches ne sont pas satisfaisantes.

Prochaine réunion le Mardi 6 Mars 2012

20h30 au presbytère, pour tous les membres.

Ordre du jour :

- Définir le nombre de bénévoles présents pour répartir les tâches.

- Revoir le matériel disponible ou restant à acheter.

- Le DJ sera présent pour revoir le planning de la soirée.

- Première estimation du nombre de repas réservés.

- Organisation du Carnaval.